Como escrever um email comercial

E-mails comerciais são um pilar da comunicação moderna. Em qualquer dia, o trabalhador de escritório médio recebe mais de 80 e-mails .

Isso é muita comunicação.

Embora enviemos muitos e-mails, muitos deles não são eficazes. A caixa de entrada de todos mantém dificuldades para ler ou processar e-mails, porque o destinatário não sabe como responder ou agir. Não deixe que isso aconteça com seus e-mails comerciais. Etiqueta, estilo e formato são essenciais para escrever e-mails que obtenham resultados.

Este artigo destacará as práticas recomendadas e orientará você por meio de um e-mail comercial eficaz, passo a passo. Ao integrar esses métodos na sua preparação de e-mail, você escreverá melhores e-mails e melhorará a comunicação geral.

Perguntas principais:

Há quatro perguntas que você deve considerar quando começar a redigir um email comercial:

  1. Quem é meu público?
    Em todos os escritos de negócios, o público é a principal consideração. Quem você está escrevendo vai determinar como você escreve seu email. O leitor determinará o tom, a formalidade e o conteúdo da comunicação.

O leitor do seu email pode ser seu colega, cliente ou supervisor. Cada leitor terá um histórico, conhecimento de projeto e prioridades diferentes. Você pode usar siglas de projeto com um colega que tenha o mesmo conhecimento profundo de projeto que você. Essas mesmas siglas serão confusas para um executivo que precisa de uma atualização para previsão de orçamento.

Com o seu público em primeiro plano, você sempre escreverá um email mais eficaz.

O público inclui todas as pessoas incluídas nos campos do remetente. Isso inclui o para :, CC :. e BCC: campos, mas o foco principal deve estar naqueles no campo Para. Escrever para o público também significa usar esses campos corretamente.

O campo ‘Para:’ é para o público-alvo direto que precisa responder ou executar ações do conteúdo do email. O campo ‘CC:’ é para leitores que precisam receber a conversa por e-mail para referência ou clareza, mas não precisam agir nem responder. O campo “BCC:” é para o público-alvo que precisa apenas ver o e-mail inicial e nenhuma das últimas respostas.

O uso incorreto dos campos do remetente é um erro comum de e-mail comercial. Ocorre quando o público e seus papéis não são considerados cuidadosamente.

Use o campo Cco muito criteriosamente. Muitas vezes, é melhor encaminhar um email separadamente, com uma breve declaração sobre o motivo pelo qual você está enviando essas informações.

Qual é o propósito?
Um email deve ter um propósito. E deve ter apenas um propósito.

Esta prática de email é chamada de ‘regra de uma coisa’.

Cada email deve cobrir apenas um item, tarefa ou solicitação específica. Cobrir várias ações em um email pode causar confusão e ineficiência. Um e-mail não deve incluir as notas de revisão do relatório do cliente e uma pergunta de agendamento para a reunião trimestral. Este cenário exige dois emails separados.

Ao limitar e-mails a uma coisa, o e-mail é mais fácil para o destinatário entender, processar e agir. Essa clareza aumenta a compreensão e a produtividade.

Na prática, às vezes precisamos pedir várias informações relacionadas ao mesmo tópico. Nesse caso, use uma lista numerada para esclarecer para o leitor que a solicitação tem componentes. Isso ajudará seu leitor a responder com facilidade e garantir que você receba todos os detalhes de que precisa.

Preciso que você revise esses três itens antes de liberar o esboço para a equipe de produção:

Conteúdo
desenhar
Escolha de cor

Este email é necessário?
Existe uma tendência para comunicar excessivamente por email. Embora o e-mail seja eficiente e forneça uma trilha eletrônica, nem toda a comunicação deve ocorrer por e-mail.

Pergunte a si mesmo: “Este email é realmente necessário?” Talvez um telefonema rápido ou um ping no mensageiro da empresa seja mais apropriado. Se você está esperando muitas idas e vindas sobre o assunto, uma breve conversa pode eliminar uma longa cadeia de e-mails.

Escolha o canal certo para enviar informações. E-mail é ótimo, mas é um canal.

O email é apropriado?
O email pode ser usado em muitos cenários, mas nem sempre é apropriado.

Se você está entregando más notícias, faça isso pessoalmente ou armazene o e-mail com atenção. Um email é impessoal e é difícil transmitir empatia ou compaixão. Se você precisar escrever um e-mail de desculpas de negócios, siga estas regras .

Informações confidenciais enviadas por email correm o risco de serem compartilhadas acidentalmente. Há muitos casos de contratempos de e-mail , que variam de engraçados a sérios. Quer a informação seja de contato pessoal ou opinião pessoal, considere se ela é apropriada para um email. Se você não quiser que ele seja compartilhado acidentalmente, seja muito atencioso sobre como ele é enviado em primeiro lugar.

Se você não tiver certeza se um e-mail é apropriado, pergunte a si mesmo se estaria familiarizado com esse e-mail sendo projetado em uma reunião. Participar da reunião é seu chefe, todos os seus futuros chefes e sua mãe. Se passar este teste, envie-o. Caso contrário, é provável que algo não seja apropriado.

Estilo de email
Os emails comerciais têm um estilo muito específico. Eles são profissionais, mas breves. Eles devem ser escritos para serem desnatados, mas com informações suficientes para permitir uma resposta completa.

Tom
Encontrar o tom correto pode ser a maior dor de cabeça na elaboração de um email. O tom muda com base no seu público. Pode variar de formal a amigável, mas é sempre profissional e deve sempre ser correspondido ao seu público.

Polidez Wordy muitas vezes pode ser negligenciada nos esforços para ser breve em e-mails. No entanto, por favor e obrigado deve ser incluído sempre que for apropriado.

Evite todos os CAPS porque ele soa como você está gritando (e poderia encaminhar seu e-mail para a pasta de spam). Se você não gritar a declaração pessoalmente, não grite em um e-mail. Em vez disso, use itálico, sublinhado ou negrito para enfatizar pontos importantes.

Exemplo: as solicitações de férias devem ser enviadas com pelo menos duas semanas de antecedência .

Observe o tom áspero se o texto em negrito for trocado por maiúsculas: As solicitações de férias devem ser enviadas PELO MENOS DUAS SEMANAS COM ANTECEDÊNCIA.

Uma exceção: use todas as letras maiúsculas nos cabeçalhos de email ao gravar em qualquer organização que retire a formatação HTML do email. As forças armadas, as academias militares e algumas instituições financeiras com protocolos de segurança rígidos muitas vezes tiram a formatação html.

Cabeçalhos são muito úteis para os leitores. Eles permitem que um leitor escaneie e encontre informações facilmente. Eles são a melhor arma de um escritor de negócios contra sobrecarga de informação.

Evite o uso excessivo de pontuação ou emoticons. Pontos de exclamação devem ser usados ​​com parcimônia! Os emojis continuam a ter um papel maior na comunicação digital e vários guias de estilo aprovaram seu uso criterioso na escrita comercial. Eu sigo a regra de usá-los somente depois que a outra parte enviou um. Eles nunca devem ser usados ​​em e-mails comerciais formais.

Visão geral do email
Vamos dissecar cada seção de um email comercial para destacar as práticas recomendadas para você implementar na sua redação.

Linha de assunto
A linha de assunto é o mini-resumo do seu email. Ele fornece a maior oportunidade de garantir que seu email seja lido. O objetivo de uma linha de assunto é fazer com que seu leitor abra o email sem enganá-lo. É também o lugar onde os erros são mais comumente cometidos.

Pense nisso como o título do seu e-mail. Deve ser uma visão geral de 3 a 8 palavras do conteúdo.

Linhas de assunto que são muito breves ou muito longas causam confusão. Se o email parecer difícil ou confuso para responder, o destinatário não poderá abri-lo imediatamente ou de forma alguma.

Exemplos ruins:

‘Importante!’

‘Para sua revisão’

Perguntas sobre o desempenho da expansão Solicitação de prorrogação do prazo para o relatório de metas “Para a reunião do cliente”

Bons exemplos:

‘Your BookShop Order Delivery 2 de dezembro’

‘Revisão de relatórios de clientes: analise até às 16:00’

‘Extensão do relatório de expansão solicitada até sexta-feira’

Os clientes de e-mail também analisarão a linha de assunto em busca de sinais de spam. Isso é especialmente importante para as equipes de vendas que podem enviar e-mails a clientes frios. Alguns termos são sinalizadores de algoritmos de spam e podem ser filtrados para uma pasta de lixo eletrônico. Evite usar palavras como ‘Vendas’, ‘Por favor, leia’ ou ‘Lucros’, ou tendo assuntos com apenas uma palavra.

Cumprimento
Sua saudação deve ser profissional e concisa. É sempre preferível endereçar o destinatário usando o nome, mas nem sempre isso é possível.

Boa tarde,

Saudações,

Prezada Sra. Jones:

Oi Jeff, (formato de saudação)

Oi Jeff (formato de sentença)

Brief Pleasantry
Se você estiver enviando e-mails para alguém pela primeira vez, nossa linha de abertura pode ser uma brincadeira curta ligando você e o destinatário. Uma frase deveria ser suficiente. I ndicate como você conectado. Este lembrete dará ao leitor o contexto para as seguintes informações.

“Foi ótimo conhecê-lo no evento de networking da noite passada.”

Se você recebeu algo do destinatário, ofereça seus agradecimentos. Pode ser um agradecimento por uma oferta de assistência, por um conteúdo interessante que eles compartilharam ou por simplesmente ler o e-mail.

“Obrigado por compartilhar seu artigo sobre estratégias de gerenciamento. As descobertas são valiosas.

“Eu agradeço por você ter me ajudado com este projeto.”

Se você quiser mantê-lo em geral, os desejos bem quentes servirão.

‘Espero que você esteja bem!’

Omitir uma saudação agradável se você tiver comunicado recentemente ou freqüentemente uns com os outros.

Tenha muito cuidado com as brincadeiras no começo do e-mail. O propósito do seu email deve ser o começo aberto. Lembre-se do acrônimo BLOT – bottom line no topo. O que você quer que seu leitor saiba ou faça? Essa é a abertura mais importante.

Propósito
Como observado anteriormente, cada email deve abordar apenas uma coisa, um propósito. Esta tarefa, pedido ou informação deve ser apresentada de forma clara e direta após a gentileza. Este é o BLOT – bottom line no topo.

Seja conciso e direto. Não esconda o seu pedido ou pode ser facilmente ignorado ou ignorado.

‘Por favor, forneça seu feedback sobre o orçamento.’

‘Você pode participar da reunião de lançamento do projeto na próxima quinta-feira?

“Você teve alguma revisão no relatório final?”

Lembre-se da sigla BLOT – Bottom Line On Top

informação adicional
Alguns e-mails comerciais podem exigir informações adicionais para o leitor. Pode ser esclarecimento sobre a tarefa, um link para recursos ou exemplos ou outras informações úteis. Esta informação deve ser incluída com cuidado. Somente conteúdo diretamente relevante deve ser adicionado.

Apelo à ação
Perto do final do email, inclua um apelo à ação específico. O email está sendo enviado para realizar uma tarefa. A chamada à ação não deve deixar confusão quanto ao seu pedido. Não assuma que o leitor entenda o resultado desejado a partir de informações anteriores. Os e-mails podem ser facilmente interpretados se houver alguma área cinza.

Esta declaração deve incluir a ação específica e o cronograma. Se você estiver enviando o e-mail para várias pessoas, esclareça a responsabilidade da tarefa nomeando diretamente a pessoa pretendida.

O esclarecimento de tarefas e expectativas permite que o destinatário responda de maneira mais eficaz.

Exemplos ruins: “Você pode cuidar disso?”

“Diz-me o que pensas.”

Bons exemplos: “Sarah: você pode encaminhar a pesquisa para todos os funcionários até sexta-feira ao meio-dia, por favor?”

“Eu apreciaria sua opinião sobre o projeto de agenda. Se você tiver alguma edição, envie-a amanhã, terça, às 10h. ”

Se você quiser receber uma confirmação, pode formular uma frase de chamariz como uma pergunta. Se a call-to-action for uma notificação que não requer necessariamente uma resposta, você pode estruturar o call-to-action como uma declaração.

Mensagem de Encerramento
A mensagem de fechamento simplesmente indica que o email está completo. Embora não seja uma exigência na escrita moderna de e-mails, uma frase breve e polida completará bem seu e-mail.

‘Obrigado pelo seu tempo’

‘Aguardo sua resposta,’

‘Atenciosamente,’

Assinatura e Assinatura
O final do email inclui uma assinatura do seu nome. O fraseado deve corresponder à formalidade do email.

Mais formal: Dr. John Smith

Dr. Smith

John Smith

Menos formal e mais comum: John

Sua assinatura de e-mail é um tipo de cartão de visita eletrônico anexado ao seu e-mail. Deve incluir o contexto mais importante e detalhes de contato para o seu leitor. Este é o lugar para ajudar seu leitor com informações relevantes de contato ou contextuais, e não para se gabar ou inserir citações filosóficas. Imagens e logotipos podem ser úteis, mas esteja ciente do dimensionamento e como eles aparecerão em dispositivos móveis.

Anexos e Links
Quaisquer anexos ou links referenciados devem ser incluídos no email. Nomeie o arquivo para que ele seja claramente identificado ou inclua o título do documento entre parênteses imediatamente após mencioná-lo no email.

Não faça o leitor ir à caça das informações de que precisam.

Se um anexo foi enviado ao destinatário anteriormente, anexe-o novamente de qualquer maneira. Dessa forma, eles podem acessar facilmente as informações em vez de pesquisar em sua caixa de entrada. Claro, verifique novamente se o arquivo está conectado e correto. Esquecer-se de incluir um anexo requer uma resposta desnecessária (e embaraçosa!), O que pode atrasar o trabalho.

Os links podem direcionar o leitor para sites ou para diretórios de intranet. Esses hiperlinks podem ser demorados e causar distração no texto do email. Em vez disso, integre o hiperlink na sentença existente.

Reveja
Depois que seu e-mail for composto, não clique em enviar. Ainda.

Reserve um momento para revisar seu e-mail. Verifique se há erros gramaticais ou ortográficos ( grammaramente tem uma ferramenta gratuita útil). Os erros de digitação sugerem negligência e podem até mesmo transmitir informações incorretas.

Verifique as datas, horários, nomes, links, anexos e outros detalhes específicos.

Verifique com atenção que os destinatários corretos estão nos campos do remetente.

Respostas predefinidas no Gmail
Você envia o mesmo e-mail repetidas vezes? Economize tempo usando as respostas automáticas no Gmail .

Esta função permite que você salve e-mails padrão. Quando você quiser enviar a resposta padrão, basta selecionar seu modelo preferido na janela Compor. Você também pode definir respostas automáticas para enviar automaticamente para o e-mail de entrada com detalhes específicos.

Filtros e Pastas
Sua caixa de entrada é esmagadora? O uso ponderado de filtros e pastas pode ajudar a reduzir o estresse do email.

Você pode rotular e até codificar e-mails em cores de pessoas específicas ou mesmo de domínios inteiros. Esses rótulos permitirão que os emails sejam arquivados facilmente depois de lidos.

Você pode configurar filtros para marcar automaticamente como ler ou arquivar e-mails de referência de baixa prioridade, como uma atualização de rastreamento de entrega.

Um investimento curto no tempo de configuração proporcionará economia de tempo a longo prazo.

Conclusão

O volume de e-mail que recebemos e enviamos pode diminuir nossa motivação para escrever um e-mail comercial eficaz. Considere as quatro questões principais ao preparar um email. Escreva de uma maneira concisa, mas transmita claramente as informações e solicitações ao leitor.

Seu leitor e sua caixa de entrada irão apreciá-lo.